Jakie dokumenty kadrowe powinno się przechowywać dokładnie ustala nam rozporządzenie Ministerstwa Pracy i Polityki pieniężnej, według którego pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika. Dotyczy to wszystkich zatrudnionych bez względu na ich liczbę.

Szczegóły dotyczące prowadzenia teczek osobowych pracowników znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Zgodnie z nim, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

• Część A – zawiera dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie takie jak kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły/studiów, orzeczenie lekarskie.
• Część B – gromadzone są tu dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia takie jak umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, kopia zawiadomienia Państwowego Urzędu Pracy o zatrudnieniu, jeśli poprzednio pracownik był bezrobotny, wnioski o urlop i wiele innych.
• Część C – tu znajdują się dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia danej osoby, czyli oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi itp.